Luca'ya aktarım, Rahat Aktarım'da Luca müşteri numarası, kullanıcı adı ve şifre ile kurulan bulut oturumu üzerinden yapılır: faturalar entegratörden çekilir, cari ve hesap eşleştirmesi yapılır, fişler oluşturulur ve Fişler sayfasından Luca'ya gönderilir. Mikro veya Logo gibi SQL tabanlı programlardan farklı olarak veritabanı erişimi gerekmez.
Luca bağlantısı nasıl kurulur?
Profil sayfasındaki muhasebe programı penceresinde Luca için üç alan vardır. Luca girişte captcha veya iki aşamalı doğrulama isterse akış sizden kodu ister; bu doğrulama Luca tarafının davranışıdır.
| Alan | Ne girilir? | Not |
|---|---|---|
| Luca müşteri numarası | Luca hesabınızın müşteri numarası | Luca giriş ekranındaki bilgiyle aynı olmalı |
| Kullanıcı adı | Luca kullanıcı adı | Yazım hatası bağlantıyı engeller |
| Şifre | Luca şifresi | Şifre değiştiyse profilde güncelleyin |
| Doğrulama kodu | Luca isterse girilir | Captcha veya iki aşamalı doğrulama durumunda sorulur |
Luca, Zirve Nova ve Altos'ta fatura görüntüleme için ayrıca Rahat Aktarım Chrome eklentisi kullanılabilir.
Luca için Transfer App gerekir mi?
Hayır, Luca bulut oturumuyla çalıştığı için Transfer App kurmanız gerekmez. Transfer App yalnızca Mikro, Logo, Orka ve Zirve masaüstü gibi SQL Server üzerinde çalışan programlar için gereklidir. Bulut bağlantılı bir başka program için Altos rehberine bakabilirsiniz.
Adım adım aktarım
- Luca bağlantı bilgilerini kaydedin ve ilgili firma ile dönemi seçin.
- Entegratörden veya GİB kaynaklı faturaları panele çekin.
- Eşleştirmeleri kontrol edin: KDV oranı, hesap kodu ve cari.
- Faturaları seçip Fiş Oluştur deyin.
- Fişler sayfasında satırları inceleyin, ardından Gönder'e tıklayın.
- Gönderimin tamamlandığını aşağıdaki videodaki yöntemle denetleyin.
Cari eşleştirme ve otomatik cari açma
Faturadaki VKN/TCKN, Luca hesap planınızla karşılaştırılır ve eşleşen cari atanır. Eşleşme yoksa, belirlediğiniz kurala göre yeni kart 120 (alıcılar) veya 320 (satıcılar) altında açılabilir. Luca'da hesap kodları noktalı hiyerarşiyle tutulur; ilk fişlerde açılan kartı Luca'da gözle doğrulamanız yerinde olur. Mantığın ayrıntısı için cari eşleştirme yazısına bakın.
Kontrol sizde
Fiş oluşturma ve gönderme ayrı adımlardır ve hiçbir fiş onayınız olmadan gönderilmez. Daha önce gönderilmiş fişler seçilirse sistem tekrar göndermek isteyip istemediğinizi sorar. Böylece fişi Fişler sayfasında inceleyip düzeltebilir, ancak sonra Luca'ya gönderebilirsiniz.
Luca için örnek fiş: bir alış ve bir satış faturası
Aşağıdaki rakamlar kurgusaldır ve Tek Düzen Hesap Planı'ndaki ana hesapları gösterir; Luca hesap planınızdaki gerçek kodlar ve tanımladığınız kurallar farklı olabilir (örneğin mal yerine bir gider hesabı kullanılabilir). Fişte borç ve alacak toplamı eşit olmalıdır.
Alış faturası: 1.500,00 TL tutarında mal alımı, %20 KDV (300,00 TL), ödenecek toplam 1.800,00 TL.
| Hesap | Hesap adı | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|---|
| 153 | Ticari Mallar | 1.500,00 | |
| 191 | İndirilecek KDV | 300,00 | |
| 320 | Satıcılar | 1.800,00 |
Satış faturası: 2.000,00 TL tutarında satış, %10 KDV (200,00 TL), tahsil edilecek toplam 2.200,00 TL.
| Hesap | Hesap adı | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|---|
| 120 | Alıcılar | 2.200,00 | |
| 600 | Yurt İçi Satışlar | 2.000,00 | |
| 391 | Hesaplanan KDV | 200,00 |
Gönderimden önce Fişler sayfasında bu üç satırın hesap kodlarını ve tutarlarını kontrol edin; alış faturasında 191 İndirilecek KDV, satışta 391 Hesaplanan KDV hesabının kullanıldığından emin olun. Hesapların rolü için Tek Düzen Hesap Planı yazısına bakabilirsiniz.
Oturum ve doğrulama ile ilgili notlar
- Luca'ya giriş captcha veya iki aşamalı doğrulama istediğinde, bu adım Luca'nın güvenlik davranışıdır; Rahat Aktarım sizden kodu girmenizi bekler.
- Müşteri numarası, kullanıcı adı ve şifrede yazım hatası aktarımı başlamadan durdurur; ilk denemede bilgileri tek tek kontrol edin.
- Çok firmalı müşavir hesaplarında doğru firma ve dönemin seçili olduğunu fişi göndermeden önce teyit edin.
Sık karşılaşılan hatalar ve çözümü
| Belirti | Olası neden | Ne yapmalı? |
|---|---|---|
| Luca'ya giriş yapılamıyor | Müşteri numarası, kullanıcı adı veya şifre yanlış | Bilgileri Luca giriş ekranındakilerle karşılaştırıp profilde güncelleyin |
| Kod isteniyor | Luca captcha veya iki aşamalı doğrulama istiyor | Ekranda sorulan kodu girin |
| Fiş yanlış firmaya gitti | Gönderim öncesi firma veya dönem teyit edilmedi | Göndermeden önce çalıştığınız firma ve dönemi kontrol edin |
| Cari kartı beklenmedik kodla açıldı | Cari açma kuralındaki kod yöntemi veya ana hesap farklı | Fatura Ayarları'ndaki cari kuralını gözden geçirin |
| Fiş iki kez gönderilecek | Daha önce gönderilmiş fiş yeniden seçildi | Sistemin sorduğu onayı dikkatle okuyun, gerekmiyorsa iptal edin |
Gönderim sonrası kontrol
Fişler gönderildikten sonra Luca'da fiş numarası, tarih ve KDV dağılımının Rahat Aktarım'daki satırlarla uyuştuğunu bir örnek üzerinde doğrulayın. Yeni açılan cari kartların unvanı ve VKN/TCKN bilgisi de gözden geçirilmelidir. Birden fazla mükellefte aynı kuralları kullanıyorsanız şirketler arası kural kopyalama yazısı süreci kısaltmanın yolunu anlatır. Luca'ya özgü ürün akışı için Luca fatura aktarımı sayfasına, Excel yönteminin sınırları için Excel mi, entegrasyon mu yazısına göz atabilirsiniz. Genel akış için fatura aktarım programı sayfası da faydalıdır.