Rahat Aktarım fatura için önce muhasebe programınızdaki cari kartı arar: faturadaki VKN/TCKN cari kartta kayıtlı numarayla eşleşirse o cari kullanılır; numara eşleşmezse unvan benzerliğine bakılır. Eşleşme yoksa ayarladığınız yöntemle yeni cari açılır veya tek bir hesaba işlenir. Cari seçimini düzenleyicide değiştirebilirsiniz.
Eşleştirme hangi sırayla yapılır?
- Yön: Giden faturada alıcı, gelen faturada gönderici taraf cari sayılır. Giden iade faturasında alış, gelen iade faturasında satış cari listesi kullanılır.
- VKN/TCKN: Cari kartta kayıtlı vergi numarası veya TC kimlik numarası faturadaki numarayla aynıysa eşleşme kesin kabul edilir.
- Unvan: Numara eşleşmesi yoksa faturadaki unvan cari adlarıyla karşılaştırılır. Bu eşleşme numaraya göre daha zayıftır; sonucu kontrol etmeniz ve gerekirse cari kartın numarasını güncellemeniz önerilir.
- Dövizli faturalar: Luca, Zirve ve Altos'ta döviz takibi açıksa, faturanın para birimine uygun cari kart seçilir.
- Sonuç: Cari bulunduysa fiş satırındaki cari hesap o kartın koduyla doldurulur. Bulunamazsa fatura 'Cari Oluşturulacak' durumunda kalır.
Eşleşme yoksa cari nasıl açılır?
Fatura Ayarları'nda gelen ve giden için ayrı bir kod şablonu seçilir. Varsayılan ana hesaplar genellikle satış tarafında 120, alış tarafında 320'dir; ancak kendi hesap planınıza göre değiştirebilirsiniz.
| Yöntem | Üretilen kod örneği | Ne zaman uygun? |
|---|---|---|
| Sıradan takip | 120.00.0001, 120.00.0002 | Kodları sıralı tutmak istiyorsanız |
| VKN/TCKN ile kod aç | 120.00.1234567890 | Kodun kimlikle doğrudan izlenmesi isteniyorsa |
| Baş harfe göre aç | 120.00.A001 | Carileri alfabetik gruplamak için |
| Sabit hesaba yaz | Yeni cari açılmaz, tek hesap | Muhtelif müşteri/tedarikçi mantığı için |
Taban kodda mutlaka bir ayraç (nokta, tire, boşluk) bulunmalıdır; ayraç yoksa ayar ekranı uyarır, çünkü sistem kodu bu ayraca göre üretir. Bir kural tanımlayarak belirli faturaları doğrudan tek cariye de yönlendirebilirsiniz; bunun için hazır 'muhtelif alıcılar' kuralı vardır.
Ayarı doğru kurmak için sıra
- Muhasebe programındaki cari hesap planının güncel olduğundan emin olun; eşleştirme bu listeye bakar.
- Gelen ve giden için taban kodları (örneğin 320.00 ve 120.00) ve ayraçlarını girin.
- Yeni cari kodu yöntemini seçin; fiş öncesi birkaç faturada sonucu deneyin.
- Yanlış eşleşen bir cari görürseniz fatura düzenleyicisinde cariyi değiştirin; kalıcı çözüm için kart bilgisini (VKN, unvan) muhasebe programında düzeltin.
Sık karşılaşılan durumlar ve çözümü
| Durum | Neden olur? | Ne yapmalı? |
|---|---|---|
| Cari yanlış karta bağlandı | Faturadaki numara programdaki kartta kayıtlı değil, eşleşme unvan benzerliğiyle yapıldı | Düzenleyicide cariyi değiştirin; kalıcı çözüm için kartın VKN bilgisini muhasebe programında düzeltin |
| Fatura Cari Oluşturulacak durumunda kaldı | Programda bu numaraya ait kart yok | Cari açma yöntemini kontrol edip fişleştirin ya da kartı programda elle açın |
| Aynı firma için iki kart açıldı | Aynı VKN'li faturalar ayrı partilerde fişleştirildi | Aynı VKN'li faturaları tek partide fişleştirin |
| Kod ayraçla ilgili uyarı geldi | Taban kodda nokta, tire veya boşluk yok | Taban koda bir ayraç ekleyin |
Kontrol ve dikkat edilecekler
- Aynı VKN'li faturaları ayrı ayrı fişleştirmeyin; aynı cari kart birden fazla kez açılabilir. Sistem bu durumda ilgili faturaları dahil etmeyi önerir.
- Unvan eşleşmesi tek başına güvenilir değildir; benzer unvanlı farklı firmalar için VKN'yi ve kart bilgilerini kontrol edin.
- Yeni cari açılacak faturalar listede 'Cari Oluşturulacak' ya da 'Otomatik Yeni Cari Açılacak' olarak görünür; fişleştirmeden önce bu faturaları filtreleyip kontrol edebilirsiniz.
Cari hesapların plan içindeki yeri için Tek Düzen Hesap Planı yazısına, toplu işlemde cari kontrollerinin nasıl çalıştığı için toplu fatura aktarımı yazısına, Luca tarafı için Luca fatura aktarımı sayfasına bakabilirsiniz.