Orka muhasebe programı için aktarım, Rahat Aktarım'da SQL Server yerel veritabanı bağlantısıyla kurulur: profil ayarlarında Orka seçilir, sunucu ve veritabanı bilgileri girilir; entegratörden çekilen faturalar fişe çevrilip Fişler sayfasından Orka'ya gönderilir. Her adımda kontrol sizdedir, sistem fişi onayınız olmadan göndermez.
Orka bağlantısı nasıl çalışır?
Orka, Mikro, Logo ve Zirve masaüstü ile aynı bağlantı modelini kullanır: bulut hesabıyla oturum açmak yerine, programın veritabanına SQL Server üzerinden erişilir. Profil sayfasındaki muhasebe programı penceresinde şu alanlar bulunur:
| Alan | Ne girilir? |
|---|---|
| Sunucu adı veya IP | Orka veritabanının bulunduğu bilgisayar |
| Port | SQL Server bağlantı portu |
| Veritabanı kullanıcı adı ve şifresi | SQL Server kullanıcısı |
| Instance adı | Varsa SQL Server instance adı |
| Veritabanı adı | Orka firma veritabanı |
Pencerede ayrıca Transfer App indirme düğmesi ve yetki sorunları için SQL komut yardımcısı bulunur.
Transfer App ne zaman gerekir?
Orka SQL Server üzerinde çalıştığı için Transfer App'i aktarımı yapacak bilgisayara kurmanız gerekir ve aktarım sırasında çalışır durumda olmalıdır. Bulut oturumuyla bağlanan Luca ve Altos gibi programlarda Transfer App gerekmez.
Adım adım aktarım
- Profil ayarlarından muhasebe programı olarak Orka'yı seçip SQL bağlantısını kaydedin.
- Mükelleflerin entegratör hesaplarını tanımlayın; e-fatura ve e-arşiv belgeleri panele gelir.
- KDV oranı ve hesap kodu kurallarını gözden geçirin.
- Faturaları seçip Fiş Oluştur ile fişe çevirin, Fişler sayfasında satırları kontrol edin.
- Fişleri seçip Gönder'e tıklayın; sonuçları aynı sayfada izleyin.
Cari kartlar
Faturadaki VKN/TCKN, Orka hesap planındaki carilerle karşılaştırılır; bulunamayanlar için belirlediğiniz kurala göre yeni kart açılabilir. Bu kural ve hesap kodu mantığı, 120 ve 320 grubu gibi Tek Düzen Hesap Planı yapısına göre sizin tanımladığınız aralıklara dayanır; hesap planı yazısı bu konuda hatırlatma sunar.
Sık yapılan karışıklık
Orka adı benzer olduğu için "Orkestra e-Faturacım" ile karıştırılabilir. Orkestra, kullanıcı adı, şifre ve müşteri kodu ile bağlanılan bir e-fatura entegratörüdür ve belge kaynağıdır; Orka muhasebe programı ise aktarım hedefidir. İkisi ayrı ayarlardan yapılandırılır; yalnızca Orka seçmek Orkestra'dan belge çekmeyi, yalnızca Orkestra tanımlamak da Orka'ya fiş göndermeyi sağlamaz.
Orka için örnek fiş: bir alış ve bir satış faturası
Aşağıdaki rakamlar kurgusaldır ve Tek Düzen Hesap Planı'ndaki ana hesapları gösterir; Orka hesap planınızdaki gerçek kodlar ve tanımladığınız kurallar farklı olabilir (örneğin mal yerine bir gider hesabı kullanılabilir). Fişte borç ve alacak toplamı eşit olmalıdır.
Alış faturası: 3.000,00 TL tutarında mal alımı, %20 KDV (600,00 TL), ödenecek toplam 3.600,00 TL.
| Hesap | Hesap adı | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|---|
| 153 | Ticari Mallar | 3.000,00 | |
| 191 | İndirilecek KDV | 600,00 | |
| 320 | Satıcılar | 3.600,00 |
Satış faturası: 1.250,00 TL tutarında satış, %20 KDV (250,00 TL), tahsil edilecek toplam 1.500,00 TL.
| Hesap | Hesap adı | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|---|
| 120 | Alıcılar | 1.500,00 | |
| 600 | Yurt İçi Satışlar | 1.250,00 | |
| 391 | Hesaplanan KDV | 250,00 |
Gönderimden önce Fişler sayfasında bu üç satırın hesap kodlarını ve tutarlarını kontrol edin; alış faturasında 191 İndirilecek KDV, satışta 391 Hesaplanan KDV hesabının kullanıldığından emin olun. Hesapların rolü için Tek Düzen Hesap Planı yazısına bakabilirsiniz.
Bağlantı kurulamadığında bakılacaklar
- Sunucu adı veya IP, port, instance adı ve veritabanı adı Orka kurulumunuzdakiyle birebir aynı mı?
- SQL kullanıcısının ilgili veritabanında yetkisi var mı? Yetki sorunlarında profil penceresindeki SQL komut yardımcısı kullanılabilir.
- Aktarımı yapacak bilgisayarda Transfer App kurulu ve çalışıyor mu?
- Sunucu uzaktaysa ağ ve güvenlik duvarı kuralları bağlantıya izin veriyor mu?
Sık hatalar ve çözümü
| Belirti | Olası neden | Ne yapmalı? |
|---|---|---|
| Bağlantı kurulamıyor | Sunucu, port, instance veya veritabanı adı yanlış | Alanları Orka kurulumunuzla karşılaştırın |
| Yetki hatası | SQL kullanıcısı yetkisiz | SQL komut yardımcısını bilgi işlemle birlikte çalıştırın |
| Belge gelmiyor | Orkestra e-Faturacım ile Orka karıştırılmış | Entegratör bilgilerini ayrıca tanımlayın |
| Fişler Orka'ya ulaşmıyor | Transfer App kapalı | Aktarımı yapacak bilgisayarda çalıştığını kontrol edin |
Gönderim sonrası doğrulama
İlk gönderimde birkaç faturayı seçip yalnızca onları gönderin. Orka'da fişin tarihini, KDV dağılımını ve karşı hesabı Rahat Aktarım'daki fişle karşılaştırın; sonuç beklediğiniz gibiyse kalan faturaları aynı kurallarla gönderin. Aynı mükellef için sonraki dönemlerde kurallar kayıtlı kaldığından yalnızca yeni cariler ve istisnai faturalar ek ilgi ister. Birden fazla mükellefe aynı kuralları uygulamak için şirketler arası kural kopyalama yazısına bakabilirsiniz. Genel akış için fatura aktarım programı sayfasına göz atın.