Excel aktarımı düşük hacimde ve sabit şablonla çalışan bir yöntemdir; entegratörden belge çekip hesap ve cari eşleştirmesiyle fişi doğrudan muhasebe programına gönderen entegrasyon ise mükellef ve fatura sayısı arttıkça ek şablon bakımını ve elle cari açma işini azaltır. Hangisinin uygun olduğu hacme, program tipine ve ofisin kontrol alışkanlığına bağlıdır.
Excel yöntemi nerede iyi çalışır?
Ayda birkaç düzine faturayı olan, hedef programın içe aktarma şablonunu iyi bilen ve cari kartları önceden açılmış bir ofiste Excel basit ve şeffaf bir yoldur. Dosyayı gözle kontrol edebilir, gerekirse elle düzeltip yükleyebilirsiniz. Ek yazılım veya bağlantı kurulumu gerekmez.
Hacim büyüdüğünde nerede zorlanır?
- Şablon bakımı: Entegratör çıktısındaki sütun sırası, tarih biçimi ve KDV oranı gösterimi hedef programın şablonuyla birebir uyuşmak zorundadır. Her mükellefin farklı entegratör kullanması, her biri için ayrı dönüşüm demektir.
- Cari kartlar: Programda karşılığı olmayan her unvan için kart önce elle açılır; aksi hâlde satır hata verir veya yanlış hesaba düşer.
- Mükerrer yükleme: Dosya ile içe aktarmada aynı dosyanın iki kez yüklenmesini engelleyen bir kayıt çoğunlukla sizde, yani süreç disiplininizdedir.
- İzlenebilirlik: Hangi faturanın hangi fişe dönüştüğünü ayrı bir tabloda tutmak gerekir.
Doğrudan entegrasyon neyi değiştirir?
Rahat Aktarım, 63 entegratörden ve GİB tarafından belge çeker; faturalardaki VKN/TCKN bilgisini programınızın hesap planıyla karşılaştırır, karşılığı olmayan cari için belirlediğiniz kurala göre kart açabilir ve oluşan fişi Luca, Zirve, Zirve Nova, Logo, Mikro, Orka veya Altos'a gönderir. Bağlantı yöntemi programa göre değişir: Luca, Altos ve Zirve Nova web/bulut oturumuyla çalışır ve ek kurulum gerektirmez; Zirve masaüstü, Mikro, Logo ve Orka ise SQL Server veritabanı bağlantısıyla çalışır ve aktarımı yapacak bilgisayara Transfer App kurulmasını gerektirir. Program bazlı ayrıntılar için Luca, Altos, Zirve, Mikro, Logo ve Orka yazılarına bakabilirsiniz.
Karar için kontrol listesi
| Kriter | Excel | Doğrudan entegrasyon |
|---|---|---|
| Kurulum | Genellikle gerekmez | Program bağlantısı (kullanıcı bilgisi veya SQL erişimi) tanımlanır; SQL programlarında Transfer App kurulur |
| Şablon bakımı | Entegratör ve program başına sizde | Eşleştirme kuralları üründe tutulur |
| Yeni cari | Önce programda elle açılır | Kurala göre otomatik açılabilir |
| Mükerrer koruması | Süreç disiplinine bağlı | Gönderilmiş fiş tekrar seçilirse onay istenir |
| Düşük hacim | Yeterli olabilir | Kurulum emeği kazanca oranla fazla gelebilir |
Hangi mükellef için hangi yöntem?
- Ayda az sayıda faturası olan, entegratörü ve programı sabit mükellef için Excel çoğu zaman yeterlidir.
- Çok sayıda faturası olan veya her ay yeni karşı taraf çıkan mükellef için doğrudan entegrasyon cari açma yükünü azaltır.
- Entegratörü desteklenmeyen veya belgeleri düzensiz gelen mükellef için dosya tabanlı yöntem yedek olarak kalır.
Geçiş nasıl yapılır?
- Bir aylık fatura adedini mükellef bazında sayın ve en çok zaman alan ofis işlerini not edin.
- Önce tek bir mükellef ve tek bir program için bağlantıyı kurun.
- Cari ve hesap kurallarını tanımlayın, ilk fişleri gönderme öncesinde Fişler sayfasında inceleyin.
- Sorun görmediğiniz mükelleflerde yöntemi genişletin; entegre edilemeyen durumlar için Excel'i yedek tutun.
Excel kullanırken hatayı azaltmanın yolları
- Şablonun başlık satırını hiç değiştirmeyin; yeni sütun gerekiyorsa ayrı bir kopya kullanın.
- Tarih ve ondalık ayracını (virgül veya nokta) yüklemeden önce tek biçime getirin.
- Her yüklemeden sonra fiş adedini ve toplam tutarı kaynak dosyayla karşılaştırın.
- Yüklenen dosyaların adını ve tarihini bir kayıt defterinde tutun; mükerrer yüklemeye karşı en basit önlem budur.
Karma yöntem de mümkündür: bazı mükellefleri doğrudan entegrasyonla, entegratörü desteklenmeyen veya düzensiz çalışan mükellefleri dosyayla işleyebilirsiniz. Önemli olan, her iki yolda da fişi gönderilmeden önce gözle kontrol etme alışkanlığını korumaktır.
Ayrıntılı ürün akışı için fatura aktarım programı sayfasına bakabilirsiniz.