Şirketler Arası Kural Kopyalama Özelliği Nedir? Nasıl Zaman Kazandırır?

Kural kopyalama, bir mükellefte hazırladığınız fatura, banka ekstresi, gelir-gider fişi veya üretici makbuzu kurallarını aynı müşavire bağlı başka mükellefe taşımanızı sağlar. Kopyalama hedefteki ilgili kural grubunu referans mükellefinkiyle değiştirir ve geri alınamaz; bu yüzden hedef seçimi ve sonrasındaki kontrol önemlidir.

Hangi kurallar kopyalanabiliyor?

Ürünün ayar ekranlarında ayrı kopyalama seçenekleri bulunur: fatura kuralları, banka ekstresi kuralları, gelir-gider fişi kuralları ve üretici makbuzu kuralları. Çoklu seçimde ayrıca "seçili ayarları seçili mükelleflere kopyala" işlemi vardır; buradaki alanlar arasında fatura kuralları, entegratör ayarları, tercihler, kara liste, banka ekstresi kuralları, fiş ayarları, stok kuralları ve alt kullanıcılar yer alır. Hangi alanları işaretlediğiniz sonucu belirler; entegratör gibi mükellefe özgü bilgileri bilinçli seçin.

Fatura kuralı kopyalarken referans olarak bir mükellefin yanında "varsayılan kurallar" seçeneği de sunulur; yeni açılan bir mükellefi boş başlatmak yerine bu temelden başlatabilirsiniz. Kopyalama yalnızca aynı müşavirin mükellefleri arasında çalışır; başka bir müşavirin mükellefinden kural alınamaz.

Ne zaman mantıklı, ne zaman değil?

Aynı faaliyet türündeki mükelleflerde tedarikçi yapısı ve ekstre açıklamaları benzeşir; ortak bir iskelet kurmak mantıklıdır. Ancak hesap kodları mükellefin hesap planına bağlıdır. Referans mükellefte kullandığınız alt hesap, hedefte farklı bir anlam taşıyabilir. Kopyalamayı bir başlangıç şablonu sayın, nihai kural olarak değil.

Örneğin bir e-ticaret mükellefinde kargo, pazaryeri komisyonu ve POS işlemleri için yazdığınız kurallar ikinci bir e-ticaret mükellefinde büyük ölçüde işe yarar; ama aynı kuraldaki "firma adı içerir" türü koşullar yalnızca ilk mükellefe aittir. Bu tür koşulları kopyaladıktan sonra silmek ya da genelleştirmek gerekir. Yapı ne kadar genel yazılmışsa taşınabilirliği o kadar yüksektir.

Kural kopyalama adım adım nasıl yapılır?

1. Kuralları olgunlaşmış, sizce referans olabilecek mükellefi belirleyin.
2. Hedef mükellefin kayıt türünün (bilanço, işletme defteri vb.) referansla uyumlu olduğunu doğrulayın.
3. İlgili ayar ekranında "kural kopyala" seçeneğini açın, referans mükellefi seçin ve uyarıyı okuyarak onaylayın. Toplu işlemde birden fazla hedef işaretleyebilirsiniz.
4. İşlem sonrası sayfayı yenileyin ve hedef mükellefin kurallarını açıp hesap kodlarını kendi hesap planıyla karşılaştırın.
5. Gerçek bir aktarıma geçmeden önce küçük bir tarih aralığıyla deneme yapın; kural eşleşmeyen satırları düzeltin.

Kopyalamada hangi durumlarla karşılaşılır?

Hedef mükellef listede seçilemiyorsa önce kayıt türünü kontrol edin: bilanço esaslı mükelleften bilanço esaslı olmayana fatura kuralı kopyalanamaz, banka ekstresi kuralları için ise iki mükellef de bilanço esasında olmalıdır. Hedefte daha önce elle yazılmış kurallar varsa kopyalama onları referansın kurallarıyla değiştirir; bu yüzden önemli bir hedefte işlemden önce mevcut kuralların kısa bir listesini alın. Kopyalama işlemleri hangi mükelleften hangisine yapıldığıyla birlikte işlem günlüğüne yazıldığı için sonradan neyin nereye taşındığını izleyebilirsiniz.

Yeni mükellef kurulumunda nasıl kullanılır?

Yeni bir mükellef eklediğinizde kuralları sıfırdan yazmak yerine aynı faaliyet türündeki bir mükellefin kurallarını başlangıç olarak kopyalayabilirsiniz. Ardından hesap kodlarını mükellefin hesap planıyla karşılaştırın ve ilk ayın fişlerini tek tek inceleyin. Her yeni mükellefte aynı sırayı izlemek, kuralların ofis içinde tutarlı kalmasını sağlar.

Kopyalama sonrası kontrol listesi

Kural oluşturmanın kendisi için banka ekstresi kural motoru kurulumu ve yapay zekâ kural asistanı yazılarına, ekstre tarafı için banka ekstresi aktarımı sayfasına bakabilirsiniz.