Mali müşavir ofisinde otomasyon, belge toplamadan beyanname öncesi kontrole kadar uzanan dört aşamalı bir akışa yerleşir: belge toplama ve fatura aktarımı, banka hareketleri, gider belgeleri ve son kontrol. Hangi aracın nerede işe yaradığını görmek için önce hangi aşamanın ofisinizde en çok zaman aldığını belirlemek gerekir.
Ofis iş akışı ve her aşamada devreye giren araç
| Aşama | Ofisteki iş | Araç türü | Rahat Aktarım'da karşılığı |
|---|---|---|---|
| 1. Belge toplama | Mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv belgelerini almak | E-fatura entegratörü portalı, aktarım yazılımı | 63 entegratör ve GİB tek panelde |
| 2. Fiş aktarımı | Faturaları hesap ve cariyle eşleyip muhasebe programına girmek | Aktarım yazılımı, programın kendi içe aktarma aracı | Luca, Zirve, Zirve Nova, Logo, Mikro, Orka, Altos |
| 3. Banka | Ekstre satırlarını banka ve karşı hesaplarla fişe çevirmek | Ekstre aktarım aracı | Banka ekstresi aktarımı: Excel/PDF ekstre, olası virman tespiti |
| 4. Gider ve kasa | Gider fişlerini okumak, Z raporlarını işlemek | Belge okuma (OCR), Z raporu aktarımı | Gider fişi aktarımı ve Z raporu aktarımı |
| 5. Beyanname öncesi kontrol | Fişlerin eksiksiz girildiğini ve dengeli olduğunu doğrulamak | Muhasebe programının mizan ve KDV raporları | Fişler sayfasında durum ve dengesiz fiş kontrolü |
Belge toplamadan fişe: haftalık düzen
Belge toplama aşamasında amaç, her mükellefin faturalarını tek bir yerden görmektir. Entegratör şifreleri ve yetkileri mükellef bazında yönetilir; hangi mükellefin hangi entegratöre bağlı olduğunu kayıt altında tutun. Faturalar panele geldikten sonra hesap ve cari eşleştirmeleri kontrol edilir, fişler oluşturulur ve siz onayladıktan sonra gönderilir. Bağlantı yöntemi programa göre değişir: web oturumlu programlarda doğrulama kodu, SQL tabanlı programlarda veritabanı yetkisi gündeme gelir. Program bazlı ayrıntılar için Luca, Altos ve Mikro rehberlerine bakabilirsiniz.
Banka ve gider aşamasında dikkat edilecekler
- Banka ekstresi: Açıklama metinlerinden hesap önerisi kuralla çalışır; ilk dönemlerde kuralları gözden geçirmek gerekir. Banka hesapları arası olası virmanlar ayrıca tespit edilir.
- Gider fişleri: OCR çıktısı bir öneridir; tutar, KDV oranı ve karşı tarafın doğru okunduğunu onaylamak size düşer. Demirbaş ve gider ayrımı için yapay zeka destekli ayrım yazısına bakın.
- Kural yönetimi: Bir mükellef için kurduğunuz kuralları benzer mükelleflere kopyalamak kurulum emeğini azaltır, ancak her mükellefin farklı hesap planı olabileceğini hesaba katın.
Beyanname öncesi kontrol
Beyanname dönemi yaklaşırken otomasyonun değeri, fişlerin eksiksiz ve dengeli girilmiş olmasını görünür kılmasıdır. Fişler sayfasında dengesiz veya işlem yapılması gereken kayıtları ayıklayın, gönderilen fişleri muhasebe programındaki mizan ve KDV hesaplarıyla karşılaştırın. Bu karşılaştırmayı yapmak mali müşavirin sorumluluğundadır; otomasyon karar vermeyi üstlenmez, hazırlık işini üstlenir. Mevzuat yorumu, KKEG ayrımı veya tevkifat gibi konular mali müşavir değerlendirmesi gerektirir.
Kontrol için basit bir liste kullanabilirsiniz:
- Fişler sayfasında dengesiz veya işlem yapılması gereken fiş kalmadı mı?
- Cari Oluşturulacak durumunda bekleyen fatura var mı?
- Seçilip de henüz gönderilmemiş fiş var mı?
- Muhasebe programındaki KDV toplamları beklenen aralıkta mı?
Önerilen kurulum sırası
- En yoğun ayları esas alarak hangi belge türünün ofisi en çok yorduğunu belirleyin.
- Tek bir mükellefle fatura aktarımını deneyin; bu akış çoğu ofiste en çok tekrar eden iştir.
- Ardından banka ekstresi ve gider fişi gibi akışları ekleyin.
- Tekrarlayan kuralları diğer mükelleflere kopyalayın.
Çözümlerin yan yana kıyası için karşılaştırma yazısına, seçim ölçütleri için nasıl seçilir yazısına bakın. Dijital dönüşümün ofis geneline yayılması için dijital dönüşüm rehberi, örnek bir iş yükü senaryosu için 50 mükellef senaryosu yazısı faydalıdır. Genel ürün akışı: fatura aktarım programı.