Fatura aktarım programı seçerken beş ölçüt belirleyicidir: mükelleflerinizin entegratörlerinin kapsanması, kendi muhasebe programınıza bağlantı yöntemi, cari ve hesap eşleştirme mantığı, kontrol ve mükerrer koruma modeli ile belge çeşitliliği. Bu yazı ölçütleri sorulara ve bir deneme planına çevirir; çözümlerin yan yana kıyası için karşılaştırma yazısına bakın.
Beş ölçüt
| Ölçüt | Sorulacak soru | Rahat Aktarım'da durum |
|---|---|---|
| Entegratör kapsamı | Mükelleflerimin entegratörleri listede mi? | 63 entegratör ve GİB; liste için e-fatura entegratörleri |
| Muhasebe programı | Programım hangi yöntemle bağlanıyor? | Luca, Altos, Zirve Nova: web oturumu; Zirve masaüstü, Mikro, Logo, Orka: SQL Server |
| Cari eşleştirme | Eşleşmeyen cari için ne oluyor? | VKN/TCKN eşleştirme; kurala göre yeni kart açma |
| Kontrol modeli | Fiş kendiliğinden mi gidiyor? | Önce Fiş Oluştur, sonra Gönder; gönderilmiş fiş için onay istenir |
| Belge çeşitliliği | Banka, fiş, Z raporu da var mı? | Excel/PDF ekstre, OCR, Z raporu akışları mevcut |
Seçimi adım adım yapın
- Mükellef listenizi entegratörlerine göre gruplayın.
- Kullandığınız muhasebe programlarını ve bunların sürümlerini yazın.
- Aday çözümlerin herkese açık sayfalarını ve demolarını bu iki listeye göre kontrol edin.
- Sayfada belirtilmeyen her konuyu satıcıya yazılı olarak sorun.
- Bir mükellefle deneme yapın: cari açılışı, hesap eşleşmesi ve fiş doğruluğuna bakın.
Hazırlık kontrol listesi
Denemeye başlamadan önce elinizde şu bilgilerin hazır olması gerekir; eksik bilgi denemeyi uzatır.
- Seçeceğiniz mükellefin e-fatura entegratörü ve o entegratörün gerektirdiği giriş bilgileri.
- Hedef muhasebe programı, sürümü ve bağlantı bilgileri (web programlarında kullanıcı bilgisi, SQL programlarında sunucu ve veritabanı bilgileri).
- Programdaki güncel hesap planı ve cari kartlar.
- Karşılaştıracağınız referans: aynı döneme ait elle girilmiş fişler veya muhasebe programındaki KDV toplamları.
Deneme süreci nasıl yürütülür?
Deneme için tek bir mükellef ve kısa bir dönem (örneğin bir ay) yeterlidir. Çözümün gerçek verinizle nasıl davrandığını aşağıdaki testlerle ölçebilirsiniz.
| Test | Nasıl bakılır? | Başarılı sayılması için |
|---|---|---|
| Fatura çekimi | Entegratördeki fatura sayısını panelle karşılaştırın | Sayılar uyuşmalı |
| Cari eşleşmesi | Eşleşen ve açılması gereken cari sayısını inceleyin | Yanlış cariye gitmiş fatura olmamalı |
| Hesap ve KDV | Birkaç fişte hesap kodu ve KDV satırlarını kontrol edin | Borç ve alacak eşit, KDV doğru hesapta |
| Gönderim | Fişleri programda açıp inceleyin | Tarih, tutar ve cari beklenen gibi |
| Mükerrer koruması | Gönderilmiş bir fişi yeniden seçmeyi deneyin | Çözüm sizi uyarmalı |
Sık atlanan noktalar
- Bağlantı yöntemi: SQL Server bağlantısı bilgi işlem desteği ve bilgisayara yardımcı uygulama gerektirebilir; web oturumlu programlarda ise iki aşamalı doğrulama çıkabilir.
- Mükerrer koruma: Aynı fişin ikinci kez gönderimine karşı uyarı olup olmadığını sorun.
- Kural taşınabilirliği: Bir mükellefte kurduğunuz kuralı diğerlerine kopyalayabiliyor musunuz?
- Kapsam sınırları: Desteklenmeyen bir program veya entegratör için çözümün ne sunduğu.
Satıcıya sorulacak örnek sorular
- Şu entegratörlerin tamamı kapsamda mı ve hangi bilgilerle bağlanıyor?
- Muhasebe programımın hangi sürümü destekleniyor, bağlantı web oturumu mu veritabanı mı?
- Eşleşmeyen cari kart nasıl açılıyor ve kod aralığını ben mi belirliyorum?
- Gönderilmiş bir fişi yanlışlıkla ikinci kez seçersem ne oluyor?
- Kuralları bir mükelleften diğerine taşıyabiliyor muyum?
- Verilerim nerede saklanıyor ve KVKK kapsamında hangi belgeleri sunuyorsunuz?
Kaçınılması gereken hatalar
- Yalnızca özellik listesine bakıp kendi program ve entegratörlerinizi kontrol etmemek.
- Denemeyi canlı verinin tamamı üzerinde yapmak; önce tek mükellef ve kısa bir dönem seçin.
- Sayfada yazmayan bir özelliği varsaymak; yazılı yanıt isteyin.
Ofis otomasyonuna geniş bakış için otomasyon araçları yazısına bakın. Rahat Aktarım ürün sayfası: fatura aktarım programı.