Toplu fatura aktarımı üç aşamadan oluşur: faturaları entegratörden getirmek, tüm listeyi ya da filtrelenmiş kısmını seçip eşleştirmek ve seçili faturalardan fiş oluşturmak. Rahat Aktarım bu sırada sorunlu faturaları sizi uyararak ayırır; hiçbir fiş onayınız olmadan oluşturulmaz.
Aşama 1: Faturaları getirmek
Fatura sayfasında tarih aralığını seçip işlem menüsünden entegratördeki faturaları getirirsiniz (63 entegratör desteklenir; bağlantı yöntemi entegratöre göre değişir). Gelen e-Arşiv faturaları, XML dosyası ve yurt dışı PDF faturaları için ayrı yollar da menüde bulunur. Senkronizasyonların sonucunu 'Senkronizasyonları Görüntüle' ekranından izlersiniz; ilerleme ve hata mesajları orada görünür. Geniş tarih aralıklarında çekim daha uzun sürebilir; dönemi aylara bölmek işi hızlandırır.
Aşama 2: Seçmek ve eşleştirmek
Faturalar tablo görünümünde listelenir; yön, durum, tarih, unvan gibi sütunlardan filtreleyip sıralayabilirsiniz. Faturalar durumlarına göre ayrışır:
| Durum | Ne yapılmalı? |
|---|---|
| Oluşturuldu / Eşleştirilmemiş | 'Seçili Faturaları Eşleştir' ile kural ve cari eşleşmesi çalıştırın |
| Cari Oluşturulacak | Cari muhasebe programında yok; ayara göre fiş sırasında açılır |
| Dengesiz | Borç alacak farkını giderin (fiş dengeleme) |
| İşlem Yapılması Gerekiyor | Eksi bakiyeli satır var; düzenleyicide düzeltin |
| Aktarılabilir | Fişleştirmeye hazır |
| Kara Listede / İptal | Fişleştirmeye dahil edilmez |
Hiçbir fatura seçili değilken 'Seçili Faturaları Eşleştir' veya 'Fiş Oluştur'a basarsanız listedeki faturalar seçilir. Bu kısayol hız kazandırır, ancak ardından gelen onay penceresindeki fatura sayısını okumak önemlidir.
Aşama 3: Fiş oluştururken çalışan kontroller
- Tüm seçili faturalar iptal veya kara listedeyse işlem durdurulur.
- 'İşlem yapılması gerekiyor' durumundaki faturalar varsa bunları hariç tutarak devam edebilirsiniz.
- Eşleştirilmemiş fatura varsa uyarı verilir ve eşleştirilmiş faturaları seçmeniz istenir.
- Aynı fatura numarası ve yönde tekrar eden seçimler 'Mükerrer Seçim Tespit Edildi' penceresiyle gösterilir; çoğaltılmış listeyi inceleyebilirsiniz.
- Aynı VKN ve yönde seçilmeyen faturalar kalmışsa, ayrı ayrı fişleştirmede aynı cari kartın birden fazla açılabileceği uyarısı çıkar; ilgili faturaları dahil etmeyi seçebilirsiniz.
- İhracat faturalarında intaç tarihi eksikse, fişleştirme öncesinde bilgi istenir.
- Son olarak 'N adet fatura Muhasebe Programınıza aktarımı için fişleştirilecek. Emin misiniz?' onayı sorulur.
Fiş bölme ve otomasyon ayarları
Binlerce satırın tek fişe yığılmaması için Fatura Ayarları'nda 'Fişlerin Maksimum Satır Sayısı' ile fiş bölme günü ve gruplama modu bulunur; üst sınır muhasebe programına göre değişir (örneğin Luca ile Mikro farklı limitler kullanır). Ayrıca otomatik fatura çekme, otomatik fiş oluşturma ve otomatik muhasebe programına gönderme ayrı anahtarlar olarak bulunur ve siz açmadıkça işlemler elle başlatılır. Fiş sayısı ve süre, fatura adedine, kural karmaşıklığına ve muhasebe programının yanıt hızına bağlı olduğundan sabit bir süre vaat edilemez; ilerlemeyi süreç ekranından izlersiniz.
Onay penceresinde ne okunmalı?
- Fişleştirilecek fatura sayısının sizin seçtiğiniz sayıyla aynı olduğu.
- Hariç tutulan fatura varsa bunların hangileri olduğu ve neden dışarıda kaldığı.
- Aynı VKN'li faturaların aynı partide olup olmadığı.
Büyük listelerde pratik öneriler
- Önce eşleştirmeyi çalıştırın, sonra 'Dengesiz' ve 'İşlem Yapılması Gerekiyor' filtreleriyle sorunlu faturaları ayırıp çözün; kalan 'Aktarılabilir' grubu fişleştirin.
- Aynı VKN'li faturaları aynı partide fişleştirin; aksi halde cari kart tekrar açılabilir.
- Tekrar eden dengesizlikleri tek tek düzeltmek yerine kural haline getirin; böylece sonraki dönemde aynı fatura türü kendiliğinden dengeli gelir.
- Seçim sayısı çok büyükse işlem biraz sürebilir; sonucu süreç ekranından, hata ve uyarı mesajlarıyla birlikte izleyin.
Cari eşleştirmenin nasıl çalıştığı için otomatik cari hesap eşleştirme yazısına, Luca tarafındaki akış için Luca fatura aktarımı sayfasına, genel çözüm için fatura aktarım programı sayfasına bakın.