Manuel giriş ile otomatik aktarım arasındaki süre farkı, belge sayısına, belge türüne ve kural kurulumunun kalitesine göre değişir; bu nedenle tek bir rakamla ifade edilemez. Mükellef başına kazancı görmenin yolu, iki yöntemin adımlarını yan yana koyup her adımı kendi ofisinizde ölçmektir. Bu yazı mükellef başına sürenin nasıl ölçüleceğini ve hesaplanacağını gösteren hesap şablonudur; ofiste sürenin nasıl azaltılacağı ise süreç ve iş akışı yazısında anlatılır.
İki yöntemde adımlar nasıl ayrılır?
| Adım | Manuel giriş | Otomatik aktarım | Ölçülecek metrik |
|---|---|---|---|
| Faturayı bulma | Portal veya e-postadan tek tek indirme | Entegratörden toplu çekme | Belge başına dakika |
| Cari eşleştirme | Programda arama, gerekirse yeni cari açma | VKN/TCKN ile eşleştirme, eksik cari için kart oluşturma | Eşleşmeyen cari sayısı |
| Hesap ve KDV kodu | Her belgede seçim | Önceden tanımlı kuralla atama | Kural dışı kalan belge oranı |
| Fiş yazma | Klavyeyle satır satır | Programa uygun fişin oluşturulması | Fiş başına dakika |
| Kontrol | Hesap makinesi ve göz kontrolü | Borç/alacak dengesi kontrolü ve onay ekranı | Yeniden iş payı |
Hesaplamayı yaparken otomatik akışta da insan kontrolünün sürdüğünü hesaba katın: Rahat Aktarım'da cari, hesap ve fiş bilgileri programa gönderilmeden önce incelenebilir ve dengesiz fişler gönderime hazır sayılmaz.
Otomatik akış hangi sırayla işler?
- Mükellefin entegratöründen veya GİB kaynaklarından faturalar çekilir.
- Faturalara önceden tanımlanmış kurallar uygulanır; kural bulunamayan satırlar işaretli kalır.
- Cari eşleştirme VKN/TCKN üzerinden yapılır, eksik cariler belirlenir.
- Fişin borç ve alacak toplamı kontrol edilir.
- Kullanıcı incelemesinden sonra fiş muhasebe programına aktarılır.
Mükellef başına süre nasıl hesaplanır?
Aşağıdaki formüller değişkenlidir; değerleri kendi ölçümlerinizle doldurun. B belge sayısı, s belge başına süre, r yeniden iş payı, S sabit süre, K bir defalık kurulum süresi, N otomasyon uygulanan mükellef sayısı ve A kurulum süresini yaymak istediğiniz ay sayısıdır.
| Hesap | Formül |
|---|---|
| Manuel aylık süre (mükellef başına) | T_manuel = B x s_manuel x (1 + r_manuel) + S_manuel |
| Otomatik aylık süre (mükellef başına) | T_otomatik = B x s_otomatik x (1 + r_otomatik) + S_otomatik |
| Aylık kazanç (mükellef başına) | Kazanç = T_manuel - T_otomatik - (K / A) |
| Ofis genelinde aylık kazanç | Toplam = Kazanç x N |
s_otomatik değerinde incelemeye ve onaya harcadığınız süreyi mutlaka tutun. Kazanç sıfırın altında çıkan mükelleflerde (belge sayısı çok az veya kural dışı belge oranı yüksek) otomasyon yerine manuel girişi sürdürmek de mantıklı olabilir.
Ölçümü nasıl kaydedersiniz?
- Üç mükellef seçin: biri e-fatura ağırlıklı, biri banka hareketi ağırlıklı, biri fiş ağırlıklı.
- Bir ay boyunca her belge kaynağı için başlangıç ve bitiş saatini kaydedin; tahmin değil kronometre veya zaman kaydı kullanın.
- Süreyi belge sayısına bölerek belge başına süreyi bulun, ortalama yerine medyan kullanın.
- Hatalı fiş düzeltme süresini ayrı bir satırda izleyin.
- Otomatik aktarıma geçtikten sonra aynı mükelleflerde ikinci ölçümü yapın.
| Belge kaynağı | B | s | r | S | T |
|---|---|---|---|---|---|
| E-fatura | ölçün | ölçün | ölçün | ölçün | formülle hesaplayın |
| Banka ekstresi | ölçün | ölçün | ölçün | ölçün | formülle hesaplayın |
| Gider fişi | ölçün | ölçün | ölçün | ölçün | formülle hesaplayın |
| Z raporu | ölçün | ölçün | ölçün | ölçün | formülle hesaplayın |
Yorumlarken nelere dikkat edilir?
Belge sayısı yüksek ve belgeleri benzer mükelleflerde kural bir kez yazılıp binlerce satıra uygulanabildiği için fark genellikle sabit ve eşleştirme adımlarında oluşur; belge sayısı düşük mükelleflerde kurulum süresi kazancı geciktirebilir. Bu iki durumu ayrı satırlarda izlemek, ofis genelinde tek ortalamaya bakmaktan daha doğru sonuç verir. Sonucu yöneticiye sunarken ölçümün hangi aya ve hangi belge karışımına ait olduğunu belirtin.
Karşılaştırma için hangi veri kullanılır?
- Gerçek bir ayın belge sayıları (e-fatura, ekstre satırı, fiş, Z raporu).
- Aynı mükellefler için önceki ay zaman kayıtları.
- Düzeltme gerektiren fiş sayısı.
- Kural dışı kalan ve elle sınıflanan belge oranı.
Toplu işlemlerde uygulama akışı için toplu fatura aktarımı yazısına, yöntem karşılaştırması için Excel ile otomatik entegrasyon yazısına, süreç ve iş akışı için evrak işleme süresini azaltma yazısına, genel plan için dijital dönüşüm yol haritasına bakın. Kullanım koşulları plana ve entegrasyona göre değişir; ürün içinde doğrulayın.