Mükelleften belge toplamanın Rahat Aktarım'da iki ana kanalı vardır: müşavirin kendi WhatsApp hesabını QR kodla bağladığı WhatsApp paneli ve mükellefin kendi cihazından kullandığı yükleme bağlantısı. Hangi kanaldan gelirse gelsin belge aynı gelir-gider yükleme ekranına düşer, okunur ve siz kontrol edip fişe çevirirsiniz. Okumanın ve fişleştirmenin adımları için fotoğraftan fiş okuma yazısına bakın.
Hangi belge toplama kanalları var?
| Kanal | Kimin eli | Ne zaman uygun? |
|---|---|---|
| WhatsApp paneli | Müşavir, sohbetteki dosyayı panelden alır | Mükellef zaten WhatsApp'tan belge gönderiyorsa |
| Yükleme bağlantısı ve QR | Mükellef kendi telefonundan yükler | Çok sayıda belge düzenli geliyorsa |
| E-posta veya başka kanal | Müşavir dosyayı yükleme ekranına yükler | Belge zaten elinizdeyse |
WhatsApp paneli nasıl çalışır?
Panel, müşavirin kendi WhatsApp hesabını QR kod ile bağladığı bir oturum açar. Bağlandıktan sonra sohbetler ve mesajlar panelde görünür, sohbetten gelen dosyalar indirilebilir. Her sohbeti bir mükellefle eşleştirebilir, durum olarak bekliyor, istendi, işleniyor veya tamamlandı seçebilir; etiket ve not ekleyebilirsiniz. Mükelleflere toplu mesaj göndermek için ayrı bir akış da bulunur. Panele erişim, kullanıcı yetkisine (WhatsApp görüntüleme) bağlıdır; ürün, planınıza göre değişebilir.
Bir belgeyi panelden fişe nasıl çevirirsiniz?
- Sohbetteki fotoğraf, PDF, ZIP, RAR veya XML dosyasını bulun; Excel dosyaları gelir-gider Excel aktarımına yönlenir.
- Dosyayı gelir-gider belgesi yükleme ekranına sürükleyin; dosya panelden indirilip ekrana yüklenir. Banka ekstresi dosyaları ekstre ekranına gider.
- Ayarlarda Kasa, POS ve Kredi Kartı hesaplarının seçili olduğunu doğrulayın; bu seçim yoksa uyarı alırsınız.
- OCR sonucunu listede açıp tutar, KDV oranı ve tarihleri belgeyle karşılaştırın.
- Mükerrer uyarılarını gözden geçirin; ardından "Fiş Oluştur" ile fişleri hazırlayın ve aktarımı siz başlatın.
Mükellef doğrudan yükleyebilir mi?
Evet. Yükleme ekranında mükellef ve dönem için bir bağlantı kopyalanabilir; isteğe bağlı olarak varsayılan bir cari hesap kodu bağlantıya eklenebilir. Mükellef bağlantıyla dosyalarını yükler, sistem dosyaları saklar ve OCR kuyruğuna alır. Yükleme firma ve dönem bazında yapılır; böylece belgeler karışmaz.
Hangi kanalı ne zaman seçmeli?
Mükellef zaten WhatsApp üzerinden belge gönderiyorsa panel, alışkanlığı değiştirmeden belgeyi aktarım ekranına taşır. Mükellef çok sayıda belgeyi düzenli gönderecekse yükleme bağlantısı, belgeleri sohbet akışından ayırdığı için daha düzenlidir. İkisinde de belge kaynağını (hangi sohbet, hangi bağlantı) not ederseniz sonradan kimin neyi ilettiğini izlemek kolaylaşır. Belge okunamıyorsa mükelleften daha net bir fotoğraf veya PDF istemek en hızlı çözümdür.
Düzenli belge toplama için kontrol listesi
- Mükellefe hangi belgeleri hangi kanaldan, hangi sıklıkla göndereceğini bir kez yazılı olarak bildirin.
- Aynı dönemin belgelerini mümkün olduğunca tek kanalda toplayın; aynı belgenin iki kanaldan gelmesi mükerrer kayda yol açabilir.
- Panelde sohbet durumlarını (bekliyor, istendi, işleniyor, tamamlandı) güncel tutun; hangi mükelleften belge beklediğinizi tek bakışta görürsünüz.
- Fotoğraf çekerken fişin düz zeminde, gölgesiz ve tamamının kadrajda olmasını isteyin.
- Dönem kapanmadan eksik belgeleri mükelleften istemek için toplu mesaj akışını kullanın.
KVKK açısından neye dikkat edilmeli?
Fişler, faturalar ve sohbetler isim, telefon ve alışveriş bilgisi gibi kişisel veri içerebilir. 6698 sayılı KVKK'ya göre veri sorumlusu olarak aydınlatma (madde 10) ve uygun güvenlik tedbirleri (madde 12) yükümlülükleriniz vardır. Pratikte: alt kullanıcılara yalnızca gerekli yetkiyi verin, mükellefle veri işleme rolünüzü sözleşmeyle tanımlayın, belgeleri yalnızca amaç için kullanın. Verilerin sunucuda nasıl işlendiği için ürünün gizlilik ve aydınlatma metinlerini inceleyin. Bu içerik hukuki görüş değildir.
OCR'ın neleri okuduğu için OCR ile fiş ve belge okuma yazısına, fişten kayda geçiş için OCR ile muhasebeleştirme yazısına bakın. Çözüm sayfaları: gider fişi aktarımı ve fatura aktarım programı.