Ekstre açıklamaları büyük ölçüde tekrar eden ifadelerden oluşur. Rahat Aktarım'ın kural motorunda "açıklama şu ifadeyi içeriyorsa, şu yöndeyse, şu banka için şu hesaba yaz" biçiminde kural tanımlarsınız; sistem sonraki ekstrelerde eşleşen satırlara bu hesabı atar. Kural yalnızca hesap atar ve satırları hazırlar; fişi siz oluşturursunuz.
Bir kural hangi parçalardan oluşur?
- Yön: para girişi ya da çıkışı.
- Banka: belirli bir banka veya "Tüm Bankalar".
- Açıklama ifadesi: açıklamada geçen metin.
- Hesap: hesap planınızdan seçilen karşı hesap. Gelişmiş kurallarda borç ve alacak tutarları ifadeyle tanımlanır ve birden çok satır döndürülebilir.
Kural nasıl kurulur?
- Ekstre satırından kural ekleme penceresini açın; yön, banka ve açıklama metni satırdan gelir. Referans numarası ve kart numarası gibi her ay değişen kısımları metinden çıkarın, yalnızca sabit ifadeyi bırakın.
- Açıklama ifadesini ("içeriyorsa") yazın.
- Atanacak muhasebe hesabını seçin.
- Kuralı kaydedin, ardından seçili ekstrelerde hesap kodlarını yeniden bulma işlemini çalıştırın.
- Durum sütununu kontrol edin: Aktarılabilir (hesap bulundu), Hesap Kodu Bulunamadı, Çoklu Hesap Bulundu.
Kurallar hangi sırayla çalışır?
Her satır için kural listesi sırayla denenir ve ilk eşleşen kural uygulanır; kalan kurallara bakılmaz. Virman olarak işaretli satırlar kural motorundan geçmez. Kural bulunamazsa ve şirket ayarında otomatik hesap bulma açıksa, alıcı veya gönderen adı hesap planındaki 108, 120, 127, 129, 131, 320, 329, 331, 335 ve 336 grubundaki yaprak hesapların adlarıyla karşılaştırılır. Tek net aday varsa Aktarılabilir, birden fazla aday varsa Çoklu Hesap Bulundu durumu oluşur.
Hangi ifade hangi hesaba yönlendirilir?
Aşağıdaki tablo Tek Düzen Hesap Planı'na göre tipik bir başlangıçtır. Hesap kodlarını kendi planınıza uyarlayın ve ilk ay çıktıyı kontrol edin.
| Açıklamada geçen ifade | Yön | Tipik hesap |
|---|---|---|
| SGK, prim | Çıkış | 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri |
| Maaş | Çıkış | 335 Personele Borçlar |
| Vergi, GİB ödemesi | Çıkış | 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar |
| POS gün sonu, üye işyeri | Giriş | 108 Diğer Hazır Değerler |
| Havale/EFT ücreti, BSMV, faiz | Çıkış | 780 Finansman Giderleri (veya 770) |
| Kredi kartı borç ödemesi | Çıkış | 309 Diğer Mali Borçlar (veya 300) |
Kira gibi KDV, stopaj veya fatura ilişkisi olan ödemelerde ekstre kuralı tutarın tamamını tek hesaba yazar. Kiranın KDV'si ve stopajı ayrışacaksa bu kaydı fatura veya makbuz akışıyla birlikte ele alın. Kural kurmadan önce ifadenin başka bir işlemde de geçip geçmediğine bakın.
Kurulumdan sonra nasıl bir doğrulama rutini izlenmeli?
Kuralı ilk kez kaydettiğiniz ayda çıktıyı satır satır gözden geçirin. Ardından her dönem yüklemesinden sonra durum sütununu Hesap Kodu Bulunamadı ve Çoklu Hesap Bulundu için filtreleyin; bu iki grup, yeni bir kurala ihtiyaç duyan işlemleri gösterir. Eşleşen satırlarda borç ve alacak toplamlarını fiş önizlemesinde kontrol edin. Banka ekstresi aktarım akışında hiçbir satır siz seçip fiş oluşturmadan nihai kayda dönüşmez; bu sayede kuralın yanlış bir eşleşmesi düzeltilmeden muhasebeye geçmez.
Kural kurulumunda sık yapılan hatalar
- Çok kısa ve genel bir ifade (örneğin "ödeme") yazmak; ilk eşleşen kural çok geniş bir alanı kapsar.
- Her ay değişen referans ve kart numarasını ifadeye dahil etmek.
- Yön ve bankayı boş bırakıp farklı işlemleri aynı hesaba toplamak.
- POS komisyonu gibi tutarı bölünecek satırı tek hesaba bağlamak; bunun için komisyon ayırma işlemi vardır.
Aynı kuralları birden çok şirkette kullanacaksanız şirketler arası kural kopyalama yazısına bakın. Elle yazmak yerine hesap kodu bulunamayan satırlardan toplu kural çıkarmak için kayıtlı kural ve hesap önerileri yazısına bakın. Ekstre yükleme ve fişleştirme akışı banka ekstresi aktarım sayfasında özetlenir.