Özel entegratör, e-Belgelerin oluşturulması, imzalanması ve iletilmesi konusunda teknik yeterliğe sahip olduğu için Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin almış entegrasyon kuruluşudur. Mükellefler e-Belge işlemlerini GİB Portal, doğrudan entegrasyon veya özel entegratör yöntemlerinden biriyle yapabilir. Tanım ve yükümlülükler 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği içindedir.
Özel entegratör ne iş yapar?
Tebliğe göre özel entegratörlük izni almış kuruluşlar, e-Belge düzenlemek isteyen mükelleflere e-Belge ve raporunu oluşturma, mali mührle onaylama, zaman damgası kullanma, belgeyi alıcıya ve raporu Başkanlığa elektronik ortamda iletme hizmetini verebilir. Bu kuruluşların temel yükümlülükleri şunlardır:
- Hizmet verdikleri mükelleflerin ticari sır niteliğindeki bilgilerini e-Belge işlemleri dışında kullanamaz ve izinsiz üçüncü kişilerle paylaşamaz.
- Belgelerin Başkanlık sistemleri üzerinden erişilebilir, görüntülenebilir ve doğrulanabilir olması için gerekli tedbirleri alır.
- Bilgi işlem sisteminin yazılım ve donanım altyapısı Türkiye sınırları içinde bulunur.
- Başvuran mükelleflere ilişkin bilgileri e-Belge portalında yayımlanan kılavuzlara uygun olarak Başkanlığa bildirir.
Entegratör kullanmak saklama yükümlülüğünü kaldırır mı?
Hayır. Tebliğ, e-Belge gönderme ve alma işleminin özel entegratör sistemi üzerinden yapılmasının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmadığını belirtir. Defter tutmak zorunda olanlar belgeleri VUK madde 253 uyarınca ilgili yılı izleyen takvim yılı başından başlayarak beş yıl muhafaza etmelidir; ticari defterlere ilişkin daha uzun süreler ayrıca dikkate alınmalıdır. Saklama hizmetini başka bir kuruluştan almak da mükellefin asli sorumluluğunu kaldırmaz.
Kullanım yöntemleri nasıl ayrılır?
| Yöntem | Nasıl çalışır? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| GİB Portal | Belgeler Gelir İdaresi'nin portalı üzerinden düzenlenir | Entegrasyon gerekmez; hacim arttıkça manuel iş yükü artar |
| Doğrudan entegrasyon | Mükellef kendi sistemini GİB sistemleriyle entegre eder | Başkanlığın teknik kılavuzlarına uygun altyapı ve onay gerekir |
| Özel entegratör | Belgeler izinli bir entegrasyon kuruluşunun sistemi üzerinden gönderilir ve alınır | Belge arşivi ve erişim bilgileri mükellefin sorumluluğunda kalır |
Kullanılabilecek özel entegratörlerin güncel listesi GİB e-Belge portalı üzerinde yayımlanır.
Entegratör seçerken nelere bakılır?
- Kuruluşun Gelir İdaresi tarafından yayımlanan özel entegratör listesinde yer aldığını doğrulayın.
- Belgelerin mali mühür ve zaman damgası ile imzalanıp imzalanmadığını sözleşmede kontrol edin.
- Geçmiş belgelere ve arşive sözleşme bittikten sonra da erişim ve dışa aktarma imkanını sorun.
- Muhasebe programınıza veri taşıyacaksanız entegratörün hangi bağlantı yöntemini (kullanıcı adı, API anahtarı vb.) sunduğunu öğrenin.
- Başvuru ve geçiş sürecinde sizden istenen belgeleri e-Belge kılavuzlarından teyit edin.
Mali müşavir çok sayıda entegratörü nasıl yönetir?
Portföydeki her mükellef farklı bir entegratör kullanabilir; her birinin portalına ayrı giriş yapıp faturaları indirmek zaman alır. Rahat Aktarım, mükellefin entegratör bilgisini Fatura Ayarları > Entegratörler ekranında bir kez tanımladıktan sonra faturaları entegratörden alıp muhasebe aktarımına hazırlar. Bu yazıdaki anlatım yalnızca entegratörden gelen faturaların muhasebeye taşınmasını kapsar; belge düzenleme ve gönderme hizmeti ilgili entegratörün kapsamındadır.
Entegratörünüze özel aktarım rehberleri
Rahat Aktarım'ın bağlandığı entegratörlerin tam sayısı ve bağlantı bilgisi türleri için 63 entegratör desteği yazısına, arama yapmak için e-fatura entegratörleri sayfasına bakın. Entegratöre özel adımlar şu rehberlerde anlatılır:
- İzibiz, QNB e-Finans, Nilvera, Uyumsoft
- e-Logo, Digital Planet, NES Portal, Paraşüt
- EDM, Sovos / Fitbulut, Mysoft, Kolaysoft
- Zirve Dönüşüm, E-Dönüştür, Türkkep
Bir entegratörün size açık olup olmadığı kullandığınız plana ve mükellefin hesabına göre değişebilir; ürün içinde doğrulayın. Entegratörünüzü değiştirirseniz geçmiş belgelere erişimi önceden sorun ve yeni bağlantı bilgilerini Fatura Ayarları > Entegratörler ekranında güncelleyin.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; uygulamada mali müşavir değerlendirmesi ve güncel mevzuat metni esastır.