Banka ekstresini fişleştirmek için hareketleri Excel ya da metin seçilebilir PDF olarak yükler (veya tanımlıysa 'Bankadan Getir' ile çekersiniz); sistem her satır için kural ve hesap adına göre karşı hesabı arar, bulamadığını işaretler, bulduğunu banka hesabı satırıyla birlikte fişe hazırlar. Fişi göndermeden önce her satırın hesabını kontrol edersiniz.
Ekstre sisteme nasıl girer?
- Excel (xls, xlsx): Banka seçilir; tarih biçimi ve sütunlar eşlenebilir. Ekran açılır listesinde Ziraat, İş Bankası, Garanti, Yapı Kredi, Halkbank, QNB Finansbank, Vakıfbank, Akbank, Kuveyt Türk dahil çok sayıda banka ve katılım bankası bulunur.
- PDF: Dosyanın metin katmanı okunur, satırlar tabloya çevrilir. Bazı bankaların PDF biçimleri için özel düzeltmeler vardır. Metin seçilemeyen taranmış PDF'lerde sistem 'doğruluk oranı çok düşük' uyarısı verir; PDF okunamazsa Excel'e yönlendirir.
- Bankadan Getir: Ayarlar'da banka entegrasyonu tanımlıysa hareketler doğrudan çekilir; tanım yoksa sistem önce entegrasyon eklemenizi ister.
Aynı ekstre ikinci kez yüklenirse birebir aynı hareketler tekrar eklenmez.
Karşı hesap nasıl bulunur?
- Önce kayıtlı ekstre kuralları sırayla denenir. Bir kural eşleşirse kuralın hesabı kullanılır.
- Kural yoksa ve firma ayarlarında otomatik hesap bulma açıksa, karşı tarafın adı ve açıklama, hesap planınızdaki cari, ortak ve personel gibi ilgili hesapların adlarıyla karşılaştırılır.
- Para girişinde alıcı tarafındaki, para çıkışında satıcı tarafındaki hesaplar tercih edilir; yönle uyumsuz bir hesap seçilmez.
- Sonuç belirsizse satır uyarıyla işaretlenir; hesabı elle seçersiniz.
| Satır durumu | Anlamı |
|---|---|
| Eşleştirilmemiş | Yeni yüklendi, henüz hesap aranmadı |
| Hesap Kodu Bulunamadı | Kural veya ad eşleşmesi çıkmadı; elle hesap seçilmeli |
| Çoklu Hesap Bulundu | Birden fazla aday var; doğru olanı siz seçersiniz |
| Aktarılabilir | Banka ve karşı hesap satırları hazır |
| Olası Virman | Kendi banka hesapları arası transfer olabilir; eşleştirilmeli |
Fiş satırları nasıl kurulur?
Her hareket için bir banka hesabı satırı ve karşı hesap satırı oluşur. Para girişinde banka hesabı (102 Bankalar altındaki hesabınız) borç, karşı hesap alacak; para çıkışında banka alacak, karşı hesap borç yazılır. POS ve banka komisyonları ayrıştırılabilir ve örneğin 780 Finansman Giderleri gibi seçtiğiniz bir hesaba yönlendirilir; ayrıntısı için POS komisyonu ayrıştırma yazısındadır. Hesaplar arası transferlerin çift kayda dönüşmemesi için olası virman eşleştirmesi kullanılır. Dövizli hesapta, firma ayarlarında otomatik değerleme açıksa işlem tarihine ait TCMB kuru, yoksa önceki iş günlerinin kuru kullanılır.
Örnek: dört satırlık ekstre ve oluşan fiş satırları
Aşağıdaki tablo kurgusal bir ekstreden oluşan fiş satırlarını gösterir; hesap kodları sizin planınıza göre değişir. 102.01 ve 102.02 aynı mükellefin iki banka hesabıdır.
| Ekstre hareketi | Borç | Alacak | Tutar (TL) |
|---|---|---|---|
| Müşteri tahsilatı (para girişi) | 102 Bankalar | 120 Alıcılar | 12.000,00 |
| Tedarikçi ödemesi (para çıkışı) | 320 Satıcılar | 102 Bankalar | 8.500,00 |
| Banka komisyonu (para çıkışı) | 780 Finansman Giderleri | 102 Bankalar | 150,00 |
| Kendi hesaplar arası transfer (virman) | 102.02 Bankalar | 102.01 Bankalar | 50.000,00 |
Dördüncü satırda gelir veya gider hesabı kullanılmaz: iki ayağı da eşleştirilmiş virman tek satıra iner. Eşleştirme yapılmazsa aynı transfer hem tahsilat hem ödeme gibi kaydedilebilir.
Ekstre kuralları nasıl çalışır?
Ekstre kuralı, hareketin açıklaması, tutarı veya banka adı gibi alanlara bakan bir koşul ile bir ya da birden fazla hesap satırı döndüren sonuçtan oluşur. Örneğin açıklamasında 'kira' geçen çıkışları belirli bir gider hesabına, maaş ödemelerini ilgili hesaba yönlendirebilirsiniz. Kural birden çok hesap döndürürse tutar bu hesaplar arasında bölünür; komisyon ayrılmışsa onu karşı hesap satırına ekleyerek dengeyi korur, yuvarlama farkını da ilk karşı hesap satırına yansıtır. Kural hesapları değiştirdiğinde 'tekrar hesap bul' işlemini seçili satırlarda çalıştırabilirsiniz; elle düzenlediğiniz satırlar için sistem önce onay ister.
Fişi oluşturma ve kontrol
Satırlar 'Aktarılabilir' olunca seçip fiş oluşturursunuz. Fiş bölme günü ve fiş başına satır sayısı ekstre ayarlarından belirlenir. Yüklemeden önce banka ve hesabın doğru seçilmesi için banka ve hesap tespiti yazısı, kuralların ilk kurulumu için kayıtlı kural ve hesap önerileri yazısı; çözüm özeti için banka ekstresi aktarımı sayfası kaynaktır. Fişleri hedef programa gönderme adımı sizin onayınızla yapılır; sistem durum 'Aktarılabilir' olsa bile kontrolü sizden almaz.